KI IM UNTERNEHMEN: WAS DU BEI CHATGPT & CO. UNBEDINGT BEACHTEN SOLLTEST.

Gefühlt gibt es gerade jeden Tag ein neues KI-Tool.

Auf Instagram, LinkedIn und TikTok sehen wir mittlerweile täglich Videos darüber, wie wir als Unternehmen mit KI noch schneller arbeiten können. Das eine KI-Tool spart dir hier fünf Stunden, ein anderes erstellt deine Präsentationen in wenigen Minuten, das nächste schreibt Angebote, analysiert Kundendaten, erstellt Bilder oder automatisiert sonstige Prozesse.

Und ja: KI kann unglaublich viel. Auch ich arbeite täglich damit.

Was jedoch bei all den Tipps und neuen Tools erstaunlich selten erwähnt wird: Nur weil ein KI-Tool frei verfügbar ist, heißt das noch lange nicht, dass wir es als Unternehmen einfach bedenkenlos verwenden sollten.

Denn sobald wir KI geschäftlich einsetzen, geht es nicht mehr nur darum, was ein Tool kann. Sondern es geht auch darum, welche Informationen wir eingeben, was mit diesen Daten passiert, welche Einstellungen aktiviert sind und ob wir das Tool überhaupt für diesen Zweck verwenden sollten.

KI-TOOLS IM UNTERNEHMEN NUTZEN: WAS KANN DABEI SCHIEFGEHEN?

Ein ganz banales Beispiel: Du entdeckst ein neues KI-Tool, das dir verspricht, Dokumente innerhalb weniger Sekunden zusammenzufassen. Praktisch. Cool. Will ich haben. Also lädst du ein Dokument eines Kunden / Kundin hoch und lässt dir daraus eine Zusammenfassung erstellen.

ODER: Du kopierst eine Kund:innen-E-Mail in ChatGPT, Claude oder ein anderes KI-Tool und schreibst dazu: „Formuliere mir bitte eine passende Antwort.“ Name, Kontaktdaten und vielleicht sogar vertrauliche Informationen aus dem bisherigen Austausch kopierst du einfach mit.

ODER: Du möchtest ein Angebot oder einen Vertrag schneller erstellen und lädst dafür ein bestehendes Kundendokument als Vorlage hoch. Darin befinden sich Preise, Namen, interne Konditionen oder andere Informationen, die eigentlich gar nicht für Dritte bestimmt sind.

Alles Dinge, die im Arbeitsalltag schnell passieren können.

Aber hast du vorher geprüft, wer hinter dem jeweiligen KI-Tool steckt? Wo und wie die Daten verarbeitet werden? Ob deine Eingaben gespeichert werden? Ob Inhalte möglicherweise zur Verbesserung oder zum Training des Systems verwendet werden? Welche Datenschutz- und Nutzungsbedingungen für deinen Account gelten?

Und vor allem: Darfst du die Informationen deines Kunden / deiner Kundin überhaupt an diesen Anbieter übermitteln?

Genau diese Fragen gehen im Arbeitsalltag schnell unter.

Nicht weil man als Unternehmen oder Mitarbeiter:in fahrlässig handeln möchte, sondern weil uns KI heute so einfach zugänglich gemacht wird, dass sich ihre Nutzung oft genauso selbstverständlich anfühlt wie eine Google-Suche.

Technisch vielleicht zwei, drei, vier Klicks. Unternehmerisch steckt da jedoch deutlich mehr dahinter.

KOSTENLOSE ODER BUSINESS-KI-TOOLS: WAS IST FÜR UNTERNEHMEN DER UNTERSCHIED?

Es gibt unterschiedliche Arten, wie KI-Tools angeboten werden: frei zugängliche bzw. kostenlose Versionen und kostenpflichtige Business- oder Enterprise-Lösungen für Unternehmen.

Der Unterschied liegt dabei oft im Funktionsumfang. Was jedoch nicht automatisch bedeutet, dass ein kostenpflichtiges Tool immer unproblematisch ist und eine kostenlose Version grundsätzlich ungeeignet für Unternehmen ist.

Entscheidend ist einfach, welche Datenschutz-, Sicherheits- und Verwaltungsmöglichkeiten im jeweiligen KI-Tool enthalten sind, wie mit eingegebenen Daten umgegangen wird und welche Einstellungen Unternehmen selbst steuern können. Wichtig ist deshalb nicht nur, welches Tool du verwendest, sondern in welcher Version, mit welchen Einstellungen und für welche Inhalte.

WAS SOLLTEN UNTERNEHMEN VOR DER NUTZUNG EINES KI-TOOLS PRÜFEN?

Bevor ein neues KI-Tool im Unternehmen verwendet wird, solltest du zumindest wissen, wer der Anbieter ist und welche Datenschutz- und Nutzungsbedingungen gelten.

Prüfe, ob Eingaben gespeichert oder für die Weiterentwicklung der KI verwendet werden können. Schau dir an, welche Einstellungen zur Datennutzung vorhanden sind und ob es Unterschiede zwischen kostenlosen und geschäftlichen Accounts gibt.

Besonders vorsichtig solltest du bei personenbezogenen Daten, vertraulichen Kundendaten, internen Unternehmensinformationen, Verträgen, Zugangsdaten, unveröffentlichten Konzepten oder anderen sensiblen Inhalten sein.

Und das betrifft nicht nur dich.

Wenn du Mitarbeiter:innen hast und diese KI nutzen, braucht es auch intern ein gemeinsames Verständnis dafür, welche Tools verwendet werden dürfen und welche Informationen dort eher nichts verloren haben.

WARUM UNTERNEHMEN KLARE REGELN FÜR DEN UMGANG MIT KI BRAUCHEN.

Je mehr Menschen in einem Unternehmen KI verwenden, desto wichtiger ist es, nicht jede(n) einfach selbst entscheiden zu lassen. Ein paar klare Regeln können verhindern, dass Mitarbeiter:innen aus Unwissenheit Informationen in Systeme eingeben, in denen sie nichts verloren haben.

Denn hier hat sich in den letzten Monaten etwas verändert: Seit Februar 2025 gilt mit dem EU AI Act die sogenannte KI-Kompetenz-Pflicht. Unternehmen, die KI einsetzen, sollen dafür sorgen, dass die Menschen, die damit arbeiten, das nötige Grundverständnis dafür haben. Also wissen, wie ein Tool ungefähr funktioniert, wo seine Grenzen liegen und worauf man achten sollte.

Und seit 2. August 2026 gelten zusätzlich die Transparenzpflichten. Für den Arbeitsalltag heißt das auch hier: Wer mit KI arbeitet, muss wissen, wann ein Inhalt gekennzeichnet werden muss.

Das betrifft nicht nur große Unternehmen. Sondern genauso das kleine Team, in dem drei Personen z.B. ChatGPT für Kund:innen-Mails verwenden.

Eine bestimmte Form ist dafür jedoch nicht vorgeschrieben. Es gibt keine Pflicht, ein Dokument mit einem bestimmten Titel in der Schublade zu haben. Am einfachsten wird es aber, wenn im Unternehmen einmal gemeinsam festgehalten wird, was gilt.

Zum Beispiel:

• Welche KI-Tools dürfen verwendet werden?

• Welche Daten dürfen eingegeben werden?

• Was darf auf keinen Fall hochgeladen werden?

• Welche Accounts oder Tarife werden geschäftlich genutzt?

• Wann müssen KI-generierte Inhalte kontrolliert oder gekennzeichnet werden?

• Wer überprüft die Ergebnisse, bevor sie an einen Kunden / eine Kundin gehen oder veröffentlicht werden?

  
  

Das muss natürlich kein 50-seitiges Handbuch sein. Oft reicht für den Anfang schon eine klare interne KI-Richtlinie, die für alle verständlich festhält, was erlaubt ist, worauf geachtet werden sollte und wo die Grenzen liegen.

KI IM UNTERNEHMEN: DATENSCHUTZ, URHEBERRECHT UND EU AI ACT.

Mit dem zunehmenden Einsatz von KI steigen auch die rechtlichen Anforderungen an Unternehmen. Je nachdem, wie KI eingesetzt wird, können Datenschutz, Urheberrecht, Persönlichkeitsrechte, Kennzeich-nungspflichten und die Vorgaben des europäischen AI Acts eine Rolle spielen.

Dabei ist nicht jede Nutzung gleich zu beurteilen. Ob du dir von einer KI Ideen für eine Überschrift geben lässt oder personenbezogene Kund:innendaten automatisiert analysieren lässt, sind zwei völlig unterschiedliche Situationen. Genau deshalb halte ich pauschale Aussagen wie „Dieses KI-Tool ist DSGVO-konform“ oder „Damit bist du auf der sicheren Seite“ für eher schwierig.

Es kommt einfach immer darauf an, wie du ein KI-Tool einsetzt.

Bei konkreten rechtlichen Fragen ist es immer sinnvoll, sich zusätzlich kurz mit einem Datenschutzexperten oder Rechtsanwalt zusammenzusetzen und den jeweiligen Fall individuell abzuklären. Aber bevor es überhaupt so weit kommt, können wir als Unternehmen bereits sehr viel selber richtig machen.

KI SICHER UND SINNVOLL IM UNTERNEHMEN EINSETZEN.

Bei all dem geht es nicht darum, Angst vor KI-Tools zu haben oder lieber ganz die Finger davon zu lassen. Ganz im Gegenteil. KI wird in Zukunft ganz selbstverständlich zu unserem Arbeitsalltag gehören. Und Unternehmen, die lernen, damit richtig umzugehen, werden einen deutlichen Vorteil haben.

Als Unternehmen sollte man nur nicht unbewusst wahllos KI-Tools anwenden und dabei Unternehmens- oder Kundendaten eingeben, ohne überhaupt zu wissen, worauf man bei der Nutzung achten sollte. Denn ein paar unbedachten Klicks können nicht nur unangenehm, sondern auch teuer werden. Und das muss nicht unbedingt sein.

Also KI zu nutzen ist heute einfach. Sie als Unternehmen bewusst und professionell einzusetzen, braucht ein bisschen mehr.

Und genau dieses „bisschen mehr“ macht am Ende den Unterschied.

WIE SICHER NUTZT DU KI BEREITS IN DEINEM UNTERNEHMEN?

Verwendest du bereits täglich ChatGPT oder andere KI-Tools? Weißt du, welche Einstellungen gewählt wurden, welche Daten du oder deine Mitarbeiter:innen (wenn du welche hast) eingeben und welche Tools im Unternehmen überhaupt genutzt werden?

Wenn du dir bei manchen Punkten unsicher bist oder einfach mehr darüber erfahren möchtest, melde dich gerne bei mir. Dann schauen wir uns gemeinsam an, wie du KI in deinem Unternehmen richtig und bewusst einsetzen kannst. Denn KI soll dir Arbeit abnehmen. Und nicht irgendwann neue Probleme schaffen.

Kontakt:

MOHONA Werbeagentur e.U. Nadine Hoferer, +43 650 2631420 . nadine.hoferer@mohona.at

CREAITIV Studio Dominic Hoferer, +43 650 3401945, dominic@creaitiv.at . https://www.creaitiv.at/

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Datenschutzberatung dar. Bei rechtlichen Fragen zum konkreten Einsatz von KI sollte eine entsprechend qualifizierte Fachperson hinzugezogen werden.

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